contoh surat resmi sekolah

Contoh Surat Resmi Sekolah: Panduan Lengkap dengan Template dan Penjelasan

Surat resmi sekolah (surat resmi sekolah) adalah alat komunikasi penting yang memfasilitasi interaksi formal antara sekolah, orang tua, siswa, staf, dan organisasi eksternal. Surat-surat ini memiliki format, nada, dan tujuan tertentu, yang mencerminkan profesionalisme dan kredibilitas institusi. Memahami struktur dan nuansa penulisan surat resmi sekolah yang efektif sangat penting bagi siapa pun yang terlibat dalam administrasi atau komunikasi sekolah. Artikel ini memberikan contoh dan panduan komprehensif untuk membantu Anda menguasai seni membuat surat resmi sekolah yang sempurna.

1. Surat Pemberitahuan Kegiatan Sekolah (School Activity Announcement Letter)

Jenis surat ini memberi tahu orang tua atau wali tentang acara sekolah yang akan datang, seperti kunjungan lapangan, konferensi orang tua-guru, hari olahraga, atau pertunjukan budaya. Kejelasan dan keringkasan adalah yang terpenting.

Templat:

[KOP SURAT: Nama Sekolah, Alamat Sekolah, Nomor Telepon, Email Sekolah, Logo Sekolah]

Nomor: [Nomor Surat]
Lampiran: [Jumlah Lampiran, jika ada]
Perihal: Pemberitahuan Kegiatan [Nama Kegiatan]

Yth. Bapak/Ibu/Wali Murid Kelas [Kelas]
Di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan program kerja sekolah tahun ajaran [Tahun Ajaran]kami bermaksud menyelenggarakan kegiatan [Nama Kegiatan] yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: [Hari, Tanggal]
Waktu: [Waktu Pelaksanaan]
Tempat: [Lokasi Pelaksanaan]
Acara: [Rundown Singkat Acara]

Kegiatan ini bertujuan untuk [Tujuan Kegiatan]. Kami berharap Bapak/Ibu/Wali Murid dapat mendukung dan memberikan izin kepada putra/putri Bapak/Ibu untuk mengikuti kegiatan ini.

Untuk informasi lebih lanjut, Bapak/Ibu dapat menghubungi [Nama Kontak] melalui nomor telepon [Nomor Telepon Kontak] atau email [Email Kontak].

Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Jabatan Penanda Tangan, contoh: Kepala Sekolah]

[Nama Kepala Sekolah]
[NIP Kepala Sekolah, jika ada]

Penjelasan:

• KOP SURAT (Kop Surat): Termasuk nama sekolah, alamat, rincian kontak (nomor telepon, email), dan logo. Ini penting untuk mengidentifikasi pengirimnya.
• Nomor (Number): Pengidentifikasi unik untuk surat tersebut, digunakan untuk pencatatan.
• Lampiran (Attachment): Menunjukkan apakah ada dokumen terlampir (misalnya, rencana perjalanan terperinci, slip izin).
• Perihal (Subjek): Nyatakan secara singkat tujuan surat itu.
• Salam Pembuka (Salutation): Salam formal, menyapa penerimanya dengan tepat.
• Isi Surat (Body): Memberikan rincian tentang kegiatan: tanggal, waktu, lokasi, dan garis besar program singkat. Tujuan kegiatan harus dinyatakan dengan jelas.
• Informasi Tambahan (Additional Information): Memberikan informasi kontak untuk pertanyaan.
• Salam Penutup (Closing): Ungkapan penutup yang sopan.
• Tanda Tangan dan Nama (Signature and Name): Surat tersebut harus ditandatangani oleh otoritas yang berwenang (misalnya, Kepala Sekolah) dan mencantumkan nama serta jabatan resminya. NIP (Nomor Induk Pegawai – Nomor Induk Pegawai) dicantumkan jika ada.

2. Surat Izin Tidak Masuk Sekolah (Absence Excuse Letter)

Surat ini dibuat oleh orang tua/wali untuk meminta izin anaknya tidak masuk sekolah.

Templat:

[Tempat, Tanggal Surat]

Yth. Bapak/Ibu [Nama Guru Wali Kelas]
Wali Kelas [Kelas]
[Nama Sekolah]

Dengan hormat,

Melalui surat ini, saya selaku orang tua/wali murid dari:

Nomor: [Nama Siswa]
Kelas: [Kelas]
NIS/NISN: [Nomor Induk Siswa / Nomor Induk Siswa Nasional]

Memberitahukan bahwa anak saya tersebut tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada hari [Hari]tanggal [Tanggal] karena [Alasan Absen].

[Jika sakit, tambahkan: Terlampir surat keterangan dokter, jika ada.]

Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

salam saya,
[Tanda Tangan Orang Tua/Wali]

[Nama Orang Tua/Wali]

Penjelasan:

• Tempat, Tanggal Surat (Place, Date of Letter): Menunjukkan di mana dan kapan surat itu ditulis.
• Alamat Tujuan (Addressee): Disebutkan dengan jelas penerimanya (wali kelas).
• Identitas Siswa (Student Identification): Berisi nama lengkap siswa, kelas, dan nomor induk siswa (NIS/NISN).
• Alasan Absen (Reason for Absence): Memberikan penjelasan singkat dan jujur ​​atas ketidakhadiran tersebut. Apabila karena sakit, harus dicantumkan surat keterangan dokter (disebutkan dalam surat dan dilampirkan).
• Salam Penutup (Closing): Ungkapan penutup yang sopan.
• Tanda Tangan dan Nama (Signature and Name): Surat tersebut harus ditandatangani oleh orang tua/wali dan mencantumkan nama lengkapnya.

3. Surat Permohonan Izin Menggunakan Tempat (Request for Permission to Use Facilities)

Surat ini digunakan untuk meminta izin menggunakan fasilitas sekolah, seperti auditorium, lapangan olah raga, atau ruang kelas, untuk acara tertentu.

Templat:

[KOP SURAT: Nama Organisasi/Ekstrakurikuler, Jika Ada. Jika tidak ada, gunakan KOP Surat Sekolah.]

Nomor: [Nomor Surat]
Lampiran: [Jumlah Lampiran, jika ada]
Tentang: Permohonan Izin Penggunaan [Nama Tempat]

Yth. Bapak/Ibu [Jabatan, contoh: Kepala Sekolah]
[Nama Sekolah]

Di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan program kerja [Nama Organisasi/Ekstrakurikuler/Kegiatan Sekolah] tahun ajaran [Tahun Ajaran]kami bermaksud mengajukan izin penggunaan [Nama Tempat] yang berlokasi di [Nama Sekolah] untuk pelaksanaan kegiatan [Nama Kegiatan] yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal: [Hari, Tanggal]
Waktu: [Waktu Pelaksanaan]
Acara: [Penjelasan Singkat Acara]

Kegiatan ini bertujuan untuk [Tujuan Kegiatan]. Kami meyakini bahwa kegiatan ini akan memberikan manfaat bagi [Target Peserta/Siswa].

Kami bersedia untuk menjaga kebersihan dan ketertiban [Nama Tempat] selama dan setelah kegiatan berlangsung. Kami juga bersedia untuk bertanggung jawab atas segala kerusakan yang mungkin terjadi akibat penggunaan [Nama Tempat] tersebut.

Atas perhatian dan izin yang Bapak/Ibu berikan, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Jabatan Penanda Tangan, contoh: Ketua Panitia/Ketua Organisasi]

[Nama Penanda Tangan]
[Jabatan, Jika Bukan Ketua Organisasi]

Mengetahui,
[Jabatan Pihak yang Mengetahui, contoh: Pembina OSIS]

[Nama Pihak yang Mengetahui]

Penjelasan:

• KOP SURAT (Kop Surat): Bisa berupa kop surat sekolah atau kop surat organisasi yang mengajukan permohonan.
• Nomor (Number), Lampiran (Attachment), Perihal (Subject): Sama seperti di atas.
• Alamat Tujuan (Addressee): Tentukan dengan jelas penerimanya (biasanya Kepala Sekolah).
• Latar Belakang (Latar Belakang): Menjelaskan alasan permintaan, menyebutkan program atau kegiatan yang relevan.
• Detail Permohonan (Rincian Permintaan): Menentukan tanggal, waktu, dan tujuan penggunaan fasilitas.
• Tujuan Kegiatan (Purpose of Activity): Menjelaskan manfaat kegiatan tersebut.
• Pernyataan Tanggung Jawab (Statement of Responsibility): Meyakinkan sekolah bahwa fasilitas akan digunakan secara bertanggung jawab dan segala kerusakan akan ditanggung.
• Salam Penutup (Closing): Ungkapan penutup yang sopan.
• Tanda Tangan dan Nama (Signature and Name): Ditandatangani oleh perwakilan yang sesuai (misalnya, penyelenggara acara, pimpinan organisasi), dan ditandatangani oleh dosen pembimbing (misalnya, penasihat OSIS).

4. Surat Undangan Rapat (Meeting Invitation Letter)

Surat ini mengundang individu untuk menghadiri pertemuan.

Templat:

[KOP SURAT: Nama Sekolah]

Nomor: [Nomor Surat]
Lampiran: [Jumlah Lampiran, jika ada]
Perihal: Undangan Rapat [Nama Rapat]

Yth. Bapak/Ibu/Saudara/i [Jabatan/Nama Penerima Undangan]
Di Tempat

Dengan hormat,

Dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk menghadiri rapat [Nama Rapat] yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal: [Hari, Tanggal]
Waktu: [Waktu Pelaksanaan]
Tempat: [Lokasi Rapat]
Agenda: [Daftar Singkat Agenda Rapat]

Mengingat pentingnya rapat ini, kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i sangat kami harapkan.

Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Jabatan Penanda Tangan]

[Nama Penanda Tangan]