cara bikin surat izin sekolah

Cara Membuat Surat Izin Sekolah: Panduan Lengkap Beserta Contoh dan Templatenya

Surat izin sekolah adalah dokumen penting yang memberitahukan pihak sekolah tentang ketidakhadiran siswa karena alasan tertentu. Membuat surat izin yang baik dan benar adalah keterampilan yang berguna, baik bagi siswa maupun orang tua. Artikel ini akan memandu Anda langkah demi langkah dalam membuat surat izin sekolah yang efektif, lengkap dengan contoh dan template yang bisa Anda gunakan.

Bagian 1: Memahami Pentingnya Surat Izin Sekolah

Kehadiran di sekolah adalah krusial untuk keberhasilan akademis. Namun, ada kalanya siswa tidak dapat hadir karena sakit, keperluan keluarga, atau alasan penting lainnya. Surat izin sekolah berfungsi sebagai:

• Dokumentasi Resmi: Memberikan catatan resmi tentang alasan ketidakhadiran siswa. Ini penting untuk menghindari sanksi atau teguran.
• Komunikasi Efektif: Menyampaikan informasi secara jelas dan ringkas kepada pihak sekolah.
• Pertanggungjawaban: Menunjukkan bahwa ketidakhadiran siswa telah dipertimbangkan dan disetujui oleh orang tua/wali.
• Menjaga Hubungan Baik: Menjaga komunikasi yang baik antara orang tua/wali dan pihak sekolah.

Bagian 2: Struktur Surat Izin Sekolah yang Baik

Surat izin sekolah yang baik umumnya mengikuti struktur berikut:

1. Kop Surat (Opsional): Jika Anda menggunakan kertas berkepala surat (misalnya, dari perusahaan orang tua), letakkan di bagian atas. Jika tidak, lewati bagian ini.
2. Tanggal Surat: Tulis tanggal surat dibuat di pojok kanan atas. Format yang umum digunakan adalah “Tanggal Bulan Tahun” (misalnya, 26 Oktober 2023).
3. Kepada Yth.: Tuliskan nama guru atau kepala sekolah yang dituju. Gunakan gelar yang tepat (misalnya, Bapak/Ibu). Contoh: “Kepada Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas [Kelas]” atau “Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah [Nama Sekolah]”.
4. Salam Pembukaan: Gunakan salam pembuka yang sopan, seperti “Dengan hormat,”.
5. Isi surat: Ini adalah bagian terpenting surat izin. Isi surat harus mencakup:
   • Identitas Siswa: Nama lengkap siswa, kelas, dan nomor induk siswa (NIS/NISN).
   • Alasan Ketidakhadiran: Jelaskan secara singkat dan jelas alasan mengapa siswa tidak dapat hadir. Hindari alasan yang tidak jelas atau dibuat-buat. Contoh: “Sakit demam,” “Mengikuti acara keluarga di luar kota,” “Berobat ke dokter gigi.”
   • Tanggal Ketidakhadiran: Sebutkan tanggal atau rentang tanggal siswa tidak dapat hadir. Jika ketidakhadiran berlangsung lebih dari satu hari, sebutkan tanggal mulai dan tanggal berakhirnya.
   • Permohonan Izin: Nyatakan secara eksplisit permohonan izin agar siswa diizinkan tidak mengikuti kegiatan belajar mengajar.
6. Salam Penutup: Gunakan salam penutup yang sopan, seperti “Hormat saya,” atau “Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.”
7. Tanda Tangan dan Nama Jelas Orang Tua/Wali: Tanda tangan orang tua/wali di bawah salam penutup, diikuti dengan nama jelas.
8. Informasi Kontak (Opsional): Anda bisa menambahkan nomor telepon atau alamat email orang tua/wali untuk memudahkan pihak sekolah menghubungi jika diperlukan.

Bagian 3: Tips Menulis Surat Izin Sekolah yang Efektif

• Gunakan Bahasa yang Formal dan Sopan: Hindari bahasa gaul atau bahasa informal.
• Tulis dengan Singkat, Padat, dan Jelas: Hindari bertele-tele. Sampaikan informasi penting secara langsung.
• Periksa Tata Bahasa dan Ejaan: Pastikan tidak ada kesalahan tata bahasa atau ejaan. Ini menunjukkan keseriusan Anda.
• Tulis Tangan atau Ketik dengan Rapi: Jika menulis tangan, pastikan tulisan Anda mudah dibaca. Jika mengetik, gunakan font yang mudah dibaca (misalnya, Times New Roman atau Arial) dengan ukuran font yang sesuai (misalnya, 12pt).
• Berikan Alasan yang Jujur: Jangan berbohong tentang alasan ketidakhadiran. Jika siswa memang sakit, sebutkan sakitnya.
• Sertakan Bukti Pendukung (Jika Ada): Jika memungkinkan, sertakan bukti pendukung seperti surat dokter atau undangan acara keluarga.
• Kirimkan Surat Tepat Waktu: Usahakan mengirimkan surat izin sebelum atau pada hari ketidakhadiran siswa. Jika tidak memungkinkan, kirimkan secepatnya setelah siswa kembali masuk sekolah.
• Simpan salinan surat itu: Simpan salinan surat izin untuk arsip pribadi.

Bagian 4: Contoh Surat Izin Sekolah karena Sakit

[Tanggal Surat]

Kepada Yth.
Ibu [Nama Wali Kelas]
Wali Kelas [Kelas]
[Nama Sekolah]

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini, orang tua/wali dari:

Nomor: [Nama Siswa]
Kelas: [Kelas]
NIS/NISN: [Nomor Induk Siswa]

Memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada tanggal [Tanggal] karena sakit demam.

Bersama surat ini, saya lampirkan surat keterangan dokter sebagai bukti.

Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.

salam saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Jelas Orang Tua/Wali]
[Nomor Telepon (Opsional)]

Bagian 5: Contoh Surat Izin Sekolah karena Keperluan Keluarga

[Tanggal Surat]

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Kepala Sekolah
[Nama Sekolah]

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini, orang tua/wali dari:

Nomor: [Nama Siswa]
Kelas: [Kelas]
NIS/NISN: [Nomor Induk Siswa]

Memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada tanggal [Tanggal Mulai] sampai dengan [Tanggal Selesai] karena mengikuti acara keluarga di luar kota.

Atas izin yang Bapak/Ibu berikan, saya ucapkan terima kasih.

salam saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Jelas Orang Tua/Wali]
[Alamat Email (Opsional)]

Bagian 6: Template Surat Izin Sekolah yang Bisa Diedit

Anda dapat menggunakan template berikut sebagai dasar untuk membuat surat izin sekolah Anda sendiri. Cukup salin dan tempel template ini ke dalam program pengolah kata (seperti Microsoft Word atau Google Docs), lalu edit sesuai dengan informasi yang relevan.

[Tanggal Surat]

Kepada Yth.
[Nama Guru/Kepala Sekolah]
[Jabatan]
[Nama Sekolah]

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini, orang tua/wali dari:

Nama: [Nama Siswa]
Kelas: [Kelas]
NIS/NISN: [Nomor Induk Siswa]

Memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada tanggal [Tanggal/Rentang Tanggal] karena [Alasan Ketidakhadiran].

[Tambahkan informasi tambahan jika diperlukan, misalnya: "Kami akan memastikan anak kami mengejar ketinggalan pelajaran setelah kembali masuk sekolah."]

Atas perhatian dan izin yang Bapak/Ibu berikan, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Jelas Orang Tua/Wali]
[Nomor Telepon/Alamat Email (Opsional)]

Bagian 7: Alasan Ketidakhadiran yang Umum Diterima

Berikut adalah beberapa alasan ketidakhadiran yang umumnya diterima oleh pihak sekolah:

• Sakit: Demam, flu, sakit perut, cacar air, dan penyakit menular lainnya.
• Berobat ke Dokter/Dokter Gigi: Melakukan pemeriksaan rutin atau pengobatan khusus.
• Keperluan keluarga: Menghadiri pernikahan, pemakaman, atau acara keluarga penting lainnya.
• Kematian Anggota Keluarga: Mengikuti prosesi pemakaman atau berduka.
• Persyaratan Keagamaan: Mengikuti kegiatan keagamaan penting.
• Bencana Alam: Mengungsi karena banjir, gempa bumi, atau bencana alam lainnya.
• Kondisi Darurat Lainnya: Kecelakaan, kebakaran, atau situasi darurat lainnya.

Bagian 8: Alasan Ketidakhadiran yang Sebaiknya Dihindari (Kecuali Sangat Mendesak)

Beberapa alasan ketidakhadiran sebaiknya dihindari kecuali benar-benar mendesak, karena dapat dianggap kurang penting oleh pihak sekolah:

• Liburan Keluarga: Sebaiknya rencanakan liburan di luar jam sekolah.
• Acara Hiburan: Konser, bioskop, atau acara hiburan lainnya.
• Urusan Pribadi yang Tidak Mendesak: Menemani orang tua berbelanja atau melakukan urusan pribadi lainnya.
• **Terlambat Bang